Gratis processcan

Laat terugkerend werk vanzelf doorlopen.

We automatiseren het werk dat elke week terugkomt: aanvragen verwerken, afspraken inplannen, bevestigingen versturen. Dat gebeurt in de agenda, mailbox en webshop die je nu al gebruikt.

Bespreek jouw proces 30 minuten · Gratis en vrijblijvend
Een medewerker werkt op een laptop waarop drie systemen in één gecontroleerde stroom met elkaar zijn verbonden
Drie systemen in één stroom. Een medewerker ziet alleen wat afwijkt.

De tools werken. Het werk ertussen gaat nog met de hand.

  • Aanvragen komen per mail binnen en worden daarna met de hand in de agenda gezet.
  • Dezelfde klantgegevens worden op twee of drie plekken ingevoerd.
  • Bevestigingen, herinneringen en betaallinks gaan één voor één de deur uit.
  • Een nieuwe aanvraag blijft liggen tot iemand de inbox doorloopt.

Wat we tussen je tools bouwen

01

Koppelingen

Agenda, mailbox, webshop, betaalprovider en spreadsheet geven gegevens aan elkaar door. Verandert er iets in het ene systeem, dan wordt het andere bijgewerkt.

02

Mail en documenten verwerken

Aanvragen, bestellingen en bijlagen worden gelezen en gecontroleerd, met AI waar dat helpt. Hoe een afzender zijn mail ook opmaakt, het systeem weet welke gegevens eruit moeten.

03

Bevestigen en opvolgen

Bevestigingen per mail en sms en herinneringen met betaallink gaan op tijd naar de klant. Je team krijgt een taak zodra er iets te doen is.

Zo loopt een aanvraag door het proces

  1. 01

    Binnen

    Een mail, betaling of formulier zet het proces in gang.

  2. 02

    Lezen

    Naam, datum, code en voorkeuren worden eruit gehaald en gecontroleerd.

  3. 03

    Verwerken

    De afspraak komt in de agenda en de andere systemen worden bijgewerkt.

  4. 04

    Bevestigen

    Klant en team krijgen bericht. Klopt er iets niet, dan zie je dat meteen.

Twijfelt het systeem, dan legt het de vraag bij een medewerker neer en zegt het waarom.

Wat er uit de werkweek verdwijnt

  • Geen aanvragen, codes en klantgegevens meer overtypen.
  • Wat niet klopt, valt meteen op en komt bij de juiste medewerker.
  • Komt er een aanbieder of merk bij, dan is dat een kleine aanpassing.
  • Berichten aan klanten gaan eerst langs iemand van je team, als je dat wilt.

Dertien verkoopkanalen, één proces

Fotoshoot.nl krijgt boekingen binnen via dertien dealsites, elk met een eigen code en mailopmaak. Het systeem leest ze, controleert de code, plant de afspraak in en bevestigt.

Lees de case

Welk werk doet jullie team elke week opnieuw?

Neem één voorbeeld mee naar de processcan. Je hoort wat automatisch kan en waar een medewerker nodig blijft.

Plan een gratis processcan

30 minuten · gratis en vrijblijvend